Vejledning om brug af videokonferencer i Retten

Vejledning om brug af videokonferencer i Retten

Før du planlægger en videokonference, skal du være opmærksom på følgende:

1. Der kræves tilladelse fra den præsident eller dommer.

2. Retten anvender virksomhedskonference videokonference, som Polycom, Cisco og Tenveo. Retten understøtter ikke videokonferencer på forbrugerniveau, såsom Skype eller FaceTime.

3. Retten starter normalt mellem 9:00 og 10:00. Teknisk personale på fjernkonferencepladsen skal være til rådighed for at hjælpe på denne time.

4. Retten kræver generelt mindst en måneds forudgående varsel til videokonferencer til planlægning og test.

Når en videokonference er blevet godkendt af den præsident eller dommer, skal du være opmærksom på følgende:

1. Retten sender en formular til den anmodende part for at fremkalde oplysninger, der er nødvendige for at oprette en systemtest.

2. Denne formular anmoder bl.a. om tekniske oplysninger, såsom forbindelseshastighed og typen af videokonference-system, som er tilgængelig på fjernkonferencewebstedet. De tekniske oplysninger skal udfyldes af teknisk personale på stedet.

3. Prøven skal udføres i rummet og med det system, der skal bruges til den planlagte procedure. Det anbefales, at nogen fra den anmodende part er til stede for prøven. Alternativt kan den anmodende part undersøge rummet før testen for at fastslå, hvor folk vil sidde for at sikre korrekt placering af udstyr og mikrofoner.

For at sikre en problemfri oplevelse på dagen for arrangementet er det vigtigt, at værelset er fri for rod og støj.

På dagen for videokonferencen, bemærk venligst følgende:

1. Retten vil forbinde videokonferencen mindst 15 minutter før starten af den planlagte procedure for at give tid til at arbejde gennem eventuelle uventede forbindelsesproblemer.

2. Retten vil også teste alle mikrofoner og kameravinkler. Det er vigtigt, at tekniske medarbejdere på fjernkonferencewebstedet er til stede på dette tidspunkt.

Mens proceduren er i gang, skal teknisk personale på fjernkonferencepladsen forblive tilgængelig via telefon i tilfælde af et problem.

3. Hvis proceduren spænder over flere dage, vil retten forbinde mindst 15 minutter tidligt hver dag.

Ovenstående tips er leveret af Tenveo videokonference, kontakt os for mere information til at opbygge din domstol videokonferencer.