Sådan: Organiser et vellykket online møde

Hvis du driver din virksomhed fra forskellige byer og muligvis lande, forstår du behovet for online møde og webkonference software. Programmer som Tenveo møde og Infinite Conferencing har revolutioneret møder for store virksomheder og organisationer. USPS, USA Post Office, har mange landdistrikter, ude af vejen steder. Disse postkontorer bruger lignende software til træning og massemøder. Disse programmer er meget enkle at oprette, planlægge og organisere et møde.

Problemet med disse møder er det samme problem for ethvert møde: Hvordan får du folk til at deltage i dit møde, og hvordan holder du publikum engageret og interesseret i hele mødet?

Indbydende Deltagere

Mange af disse online-mødeprogrammer tilbyder e-mail-invitationsfunktioner, som du kan bruge til at invitere de personer, du gerne vil deltage i dit møde. Mange ved, hvordan man sender masse e-mails, og med fremskridtene af e-mail-programmer og integrationer med disse konferenceværktøjer kan du invitere folk med et par klik. Fremhæv, klipp og indsæt mødewebadressen i din emailadresse, når du sender dine invitationer. Disse programmer vil straks tage deltageren til det virtuelle rum til mødet, så alle deltagere skal gøre er at klikke på linket i e-mailen.

Et online møde med flere computereWeb-baserede og java-aktiverede, det er nemt at bruge disse softwareprogrammer. Hver software vil bede om nogle grundlæggende oplysninger, f.eks. Hvilken tid og dato du vil have dit møde og vil så generere en URL til mødet. Du kan derefter klippe og indsætte mødelinket i en e-mail eller en anden elektronisk besked, så folk kan deltage.

Når folk klikker på linket, åbnes et java-baseret vindue med nogle få knapper som mikrofon, tastatur, pen, tekstbokse og highlighters. Moderatoren, den, der skabte mødet, er i stand til at styre disse applikationer til mødegæsterne. Normalt bruges en præsentation sammen med mødesoftwaren, så de til stede vil have en guide til at følge, hvad der deles i mødet.

Øv en masse

Pige praktiserer sit online møde Det kan virke dumt, men at øve det, du vil sige, er en god ide. Det vil gøre din mødeflow mere jævnt og give dig tid til at rydde eventuelle fejl ud af din præsentation. Dit mål er trods alt at få dit publikum til at lytte til dig aktivt og ikke passivt. Din præsentation er en oversigt over oplysninger, ikke hele mødet. Med et online møde, er du garanteret at miste dem, hvis du ikke gør noget mere end at læse præcis, hvad der er på skærmen. Øv dig hvad du vil sige og brug din præsentation som en oversigt, ikke hele mødet.

Planlæg forsigtigt, mindre er mere

Din virksomhed kører i hastigheden af forretningen. Jo længere du holder dine medarbejdere på et møde, desto mindre er interesseret, vil de være. Hold dit møde kort, sødt, og hvis du har en tidsplan, hold dig til tidsplanen. Prøv at forlade tingene i din præsentation, hvor det er muligt. Det vil hjælpe dig med at gøre dit møde interessant fra første sekund til sidste.

Hvis du kunne lide denne artikel og gerne vil lære mere om at organisere anstændige online møder, anbefaler vi dig også at læse Tenveos artikel med onlinemødetips.