Arrangere en konference? Her er nogle tips til at stige til udfordringen

Hvordan man styrer en begivenhed

Organisering af en forskningskonference kan være ret udfordringen. Nogle kan endda råde dig til ikke at gøre det. Men det er også en fantastisk mulighed og en givende oplevelse.

At sammensætte en vellykket begivenhed behøver ikke at være en opadgående kamp. Du er bare for at huske tre gyldne regler: Planlæg dig, omgive dig med et godt hold og ved hvorfor du gør det!

Her er et par tips til at hjælpe dig i dette eventyr.

1. Manglende planlægning planlægger at mislykkes

Skynd dig ikke ind i logistik. Før du begynder at bestille lokalet og ringe cateringfirmaer, skal du tage lidt tid til at forberede din konference.

Dette vil spare dig for meget stress og forhindre sidste minuts overraskelser.

Billede, hvad du vil have, at din konference skal se ud. Hvem vil deltage? Hvilken type begivenhed vil det være? Hvilken slags erfaring vil du tilbyde til delegaterne?

Så kom ind i detaljer. Hvor mange deltagere vil der være? Hvor mange indlæg vil du modtage? Hvor mange dage varer det?

Hvis du kan, skal du kontakte tidligere arrangører for at indsamle oplysninger fra de foregående år. Det vil hjælpe dig med at sætte et realistisk budget.

Og husk at det er umuligt at foregribe enhver lille ting. Der vil altid være nogle problemer, du ikke havde forventet, og det er okay. Bare planlægge for dette også.

2. Der er styrke i tal

Fra program til logistik, økonomi og marketing betyder organisering af en konference flere aspekter, som alle kræver ekspertise. Omkring dig selv med et godt team vil hjælpe dig med at udføre de forskellige opgaver mere effektivt uden at blive overvældet. Det vil også give dig mulighed for at fokusere på de vigtigste mål: stort indhold, gode højttalere og engagerede deltagere.

Vælg dit hold omhyggeligt. Kig efter entusiastiske, organiserede og drevne holdspillere, som han organiserer, bør ikke have for mange medlemmer for at holde beslutningstagningen og koordineringen glat. Jonathan Khan finder tre er et godt tal. Det hele afhænger af størrelsen af din konference og hvor meget tid du har på dine hænder.

Lær at delegere. Du kan tildele udvalg til flere ansvarsområder: logistik (lokaler, indkvartering, A / V, catering, transport), teknisk program, hovedtalere, økonomi og sponsorer, registrering, marketing (kommunikation, PR, hjemmeside, sociale medier ...). På toppen af kerneorganisatørerne kan du tilmelde frivillige til at hjælpe dig på konferencens dag eller med mindre opgaver. Studerende vil ofte se det som en god mulighed og heldig hjælp.

Hvis du har budgettet, overveje at ansætte en PCO eller et konferencekontor. At være akademisk er arrangementshåndtering ikke nødvendigvis din forte. Disse fagfolk er eksperter på at arrangere akademiske konferencer. De vil give mest værdifuld hjælp især med den logistiske side af tingene.

3. Embrace teknologi

Der er så mange måder, du kan udnytte kraften i teknologi.

Først og fremmest skal du bruge et abstrakt styringssystem til at indsamle, peer review og acceptere indlæg og forvalte dit program. Ja, vi er forspændte, men vi kan ikke stress nok, hvor meget tid det vil spare dig!

Under konferencen skal du sørge for at alle værelser har det passende A / V udstyr og at det fungerer! Og husk, dette er det 21. århundrede! Næsten meget alle bærer en bærbar computer, en smartphone eller en tablet og vil gerne have adgang til internettet. Wifi kan være et stort problem på konferencer. Sørg for at du tjekker på forhånd med lokalet at de vil give wifi med nok båndbredde.

Du kan også gøre brug af mobilapps for at forbedre delegaternes oplevelse. Der er mange apps derude, for at hjælpe deltagerne netværk, navigere i konferencen, oprette deres egne tidsplaner osv.

4. Vælg dine højttalere omhyggeligt

At finde den rigtige keynote-højttaler er afgørende, men kan være vanskelig. En god keynote-højttaler vil tiltrække delegerede og indstille tonen til din forskningskonference.

Tænk over, hvad slags højttalere og præsentationer du vil have. Målet for mangfoldighed. Inviter både kendte forskere og junior forskere, og forsøg at have en god kønsbalance.

Sørg for, at du har en plan B, hvis dine højttalere annullerer!

5. Hold dem opdateret

Du skal udarbejde en effektiv kommunikationsplan. Gennemfør en strategi for hvilket indhold du vil dele, hvornår og til hvem. På dit websted offentliggør du interviews, blogindlæg, billeder, programmer, højttalerkampagner ... opdater dit indhold regelmæssigt for at skabe spænding.

Hold kontakten med dine delegerede og dine højttalere. Du kan bruge værktøjer som Mailchimp til at sende masseemails til dine delegerede. Sørg for at de får alle de nødvendige detaljer og instruktioner om din konference: stedadresse, datoer, retningslinjer, kontaktoplysninger, rådgivning ...

God kommunikation er også vigtig under konferencen. Tilføj tegn for at pege deltagerne mod præsentationslokalerne, registreringsbordet, frokostområderne eller toiletterne. Lav nogle meddelelser om dagen for at informere delegerede om udfoldelsen af arrangementet og få frivillige og medarbejdere til rådighed til at besvare spørgsmål og lede delegerede. Og glem ikke at sige tak! Send en email til delegerede og en skriftlig note til højttalere, medlemmer af udvalget og frivillige til at takke dem for deres bidrag.

6. Lette netværk Netværk er en af hovedårsagerne til, at forskere deltager i din konference. Dit job er at hjælpe dem med at møde interessante mennesker. Hvordan? Først og fremmest skal du sørge for at tildele tilstrækkelig tid til netværksmuligheder og diskussioner. Udsæt ikke dit program med præsentationer - bygg masser af breakout og kaffesession for at give delegerede mulighed for at trække vejret og chatte. Og vælg et passende sæt op for de "sociale" værelser: Har sofaer og stole til folk at sidde og snakke om. Organiser sociale arrangementer som fester, cocktails og middage. Du bør også overveje at køre nogle eksperimenter for at fremme deltagelse som f.eks. Tilrettelæggelse af "unconferences" og brug af cool mobile apps for at fremme netværk. Konklusion Konklusion En akademisk konference indebærer en lang række opgaver, hvoraf de fleste ikke har noget at gøre med akademiet. Du skal organiseres for at holde trit med dem alle. Hvis du organiserer en konference for første gang, søg nogle råd fra tidligere arrangører eller fagfolk. Så længe du klarer at få dine ænder i rækken og holde vores tips i tankerne, vil du være på rette spor for en vellykket begivenhed!