Tips til dine forretningsmøder

Tips til dine forretningsmøder

1. Begynd med god introduktion

Begynd hvert møde ved at introducere alle deltagere og præsentanter. Når dine medarbejdere er i stand til at sætte et navn og et ansigt sammen, føler de sig mere med i det arbejde, der udføres, og føler en del af holdet. I modsætning til almindelig telefonkonferenceopkald, når du kun kan høre den person, der taler, kan du faktisk se ansigterne fra de andre deltagere, når du holder en videokonference. En af de ekstra fordele ved at se hinanden er, at det hjælper med at reducere antallet af forekomster af mennesker ved en tilfældighed over hinanden eller ikke at kunne identificere, hvem der taler på et givet tidspunkt. Som et resultat kan møderne gå glattere og holde deltagerne engageret og aktivt bidrager til mødet ved Tenveo videokonference.

2.Engage deltagerne

Engagere deltagere ved brug af skærmdelingssoftware. Når man holder et virtuelt møde, er det let for deltagerne at zone ud af mødet og blive distraheret af andre ting i deres omgivelser. Dette er ofte et resultat af mangel på visuelle effekter, som deltagerne kan deltage i under mødet. Zoommøder giver dig mulighed for nemt at dele visualer fra en mødedeltager til en anden for at hjælpe med at give visuelle referencer for alle at bruge og bevare deres fokus i hele mødet. Skærmdeling giver dig mulighed for at dele PowerPoint-præsentationer, videoer, dokumenter og alt andet du kan åbne på skærmen med andre deltagere. En unik funktion, der tilbydes af Tenveo, er brugen af en whiteboard til at dele information mellem deltagere. Denne funktion gør det også muligt for holdmedlemmer at lave annoteringer, der gør den ideel til brainstorming. Når dit møde er gemt, gemmes disse annoteringer også og er tilgængelige, gør notater og dokumenterer et møde, en brise.

3.Behandlingsprocessen

Tillad, at flere deltagere nemt kan præsentere oplysninger gennem hele mødet. Når dine deltagere ikke er i stand til nemt at interagere og engagere sig med hinanden, kan de blive modløse og miste interessen for at deltage i mødet. Mange virtuelle mødeplatforme gør det vanskeligt at overgå fra en præsentator til en anden. Dette frustrerer ikke kun præsentanterne, men det gør det også svært at opretholde deltagernes opmærksomhed i hele mødet. Ved at vælge en samlet kommunikationsplatform, der giver præsentanter mulighed for nemt at dele information, uanset hvilken placering de præsenterer, elimineres dette problem. Tenveo videokonference kan få det til at ske. Den lette at bruge Zoom videokonference software gør overgangen fra en højttaler til den næste næsten sømløse.

4. Gå ud over tidszoner

Gør det nemt for deltagerne at deltage i mødet, uanset hvor de er i øjeblikket. Med medarbejdere, der rejser, arbejder fra fjerntliggende steder og har kontorlokaler i flere byer, er behovet for at deltage i et møde nemt fra flere steder vigtigt for deltagerne at kunne ikke kun deltage i mødet, men også engagere sig med andre deltagere. Mange platforme er kun tilgængelige på bestemte typer enheder. Tenveo-møder platformen kan bruges på en Windows eller Mac-computer samt på en Android eller Apple-baseret mobilenhed samtidigt, uden at skulle bekymre sig om problemer med grænseflader mellem de forskellige enheder. Som følge heraf kan deltagerne deltage ved et tryk på en knap uanset hvor de er i, fra en større række enheder end andre tjenester.

5. Lad deltagerne bidrage til diskussionen

Sørg for, at deltagerne får mulighed for at give feedback, stille spørgsmål og bidrage til diskussionen. En videokonference gør det nemmere at se deltagerne og tage visuelle tegn fra hinanden, så samtalen føles mere naturlig end et traditionelt konferenceopkald. Nogle video møde værktøjer gør det muligt for deltagerne at bruge skærmdeling, men kan være begrænset i de andre værktøjer, den tilbyder. Foruden skærmdeling giver Tenveo-møder mulighed for at deltage i chat med hinanden, lave notater ved hjælp af en whiteboard-funktion, fildeling, post spørgsmål til presentatøren og endda gemme mødet til fremtidig reference. Som følge heraf kan deltagerne deltage i mødet ved hjælp af et antal online samarbejdsværktøjer, som de ikke ville have adgang til, når de bruger andre platforme.

Ved at bruge disse fem tips til at opmuntre dit møde deltagere til at deltage i dit næste møde kan bidrage til at sikre dit møde er en succes. Når deltagerne er forlovet, føler de, at deres stemme er vigtig i beslutningsprocessen, og tager en personlig rolle i det arbejde, der udføres. De føler sig værdsatte og er mere tilbøjelige til at sætte deres bedste fod fremad. Når flere mennesker deltager i mødeprocessen, er de i stand til at bidrage med nye ideer og tilbyde forskellige perspektiver, som måske ikke har været overvejet tidligere. Når teamet arbejder sammen, kan problemer løses bedre, og nogle problemer kan løses, før de nogensinde opstår.