Tps for gode afstandsmøder

Tips til gode afstandsmøder

Afstandsmøder sparer tid og giver hurtigere resultater

Nogle af fordelene ved afstandsmøder er:
• Reducere eller eliminere rejseomkostninger
• Forøg virksomhedens effektivitet - rejsetiden bliver arbejdstid
• Reducere stressniveauet blandt medarbejderne - balance mellem arbejde og liv
• Retfærdigt og spontant
• Miljøvenligt

Tips til gode telekonferencer

Forberedelse (hvis formand for et møde)

• Formål. Har klart formål for mødet og hvad du forventer af deltagerne. Er det et møde for information, diskussion eller beslutning?
  • Rettige mennesker. Inviter de rigtige mennesker, mennesker, der begge føjer noget til mødet, og det får noget ud af det.
  • Nødvendige aflæsninger. Send de nødvendige læsninger til deltagerne og en personlig kommentar til hver af deltagerne om, hvad der forventes af dem. Anser de at give visse oplysninger til mødet eller forklare noget i særdeleshed.
  • Ryd dagsorden. Send en dagsorden og liste over deltagere i god tid før mødet.
  • Informere. Forklar hvordan man deltager i mødet (telefonnummer og enhver PIN-kode), eller om der skal foretages opkald til deltageren.
  • Test. Før du leder dit første møde, skal du tage et par testopkald og prøve de forskellige funktioner. Det kan være tilfældet, at dit tavle kræver særlige kommandoer til at ringe flere parter - kontakt din telefonistleder.
  • Dokumentation. Hvordan skal mødet dokumenteres? Det er en god ide at bruge optagefunktionen.
  • Hold det simpelt. Hvis mødet er en tilbagevendende, skal du tilføje deltagerne som en gruppe i konferenceguide eller tilføje individuelle kontakter til telefonbogen.
  • Start og slut i tide. Start altid mødet på den fastsatte tid, selvom der mangler deltagere.
  (Planlæg en kort pause, hvis mødet skal forlænges).
  • Følg op og følg igennem. Opsummere, følge op og sende mødeledninger direkte efter mødet. [Sæt deadlines og lad alle vide hvem der er ansvarlig for hvad].

Under mødet (hvis formand for et møde)

• Introduktioner. Velkommen og introducere alle. Dette får mødet til en god start og sikrer en rummelig atmosfære, selv for de mennesker, der er ude på stedet. Hvis mødet ikke er meget stort (op til 10 eller så deltagere), bede deltagerne om at introducere sig kort for at få et øre for deres stemme. Forsøg altid at skabe en atmosfære, der giver folk sans for at sidde sammen, selv dem, der deltager på andre steder.
  • Minutter. Tag noter eller udnævner en sekretær, der kan tage minutter og har adgang til optagelsen, hvis man er lavet.
  • Agenda. Den, der leder mødet, forklarer, hvad mødet handler om, og hvor længe det vil løbe og giver et kort resumé af dagsordenen.
  • Afbrydelser. Start mødet ved at forklare grundlæggende regler for mødet, og hvad der kan forstyrre.
  Du skal ikke læse e-mails, surfe på din smartphone, arbejde med andre opgaver mv.
  • Pauser. Hvis mødet løber i mere end 45 minutter, tag en pause, så folk kan strække deres ben i 10-15 minutter, før de fortsætter.
  • nå en aftale Før du går videre til et nyt emne, skal du tjekke med de forskellige deltagere for at se, om nogen vil sige noget. Dette får alle til at føle sig involveret.
  • Dynamisk. Administrer og overvej dynamikken i gruppen. Sørg for, at alle får et indlæg i sagen, der diskuteres, håndterer konflikter.
  • Forklare. Hvis der sker noget i rummet (det kan måske blive grin), forklare hvad der sker med alle, der deltager i telefon for at sikre, at alle føler sig inkluderet.
  • Tid til spørgsmål. Sæt tid til at håndtere eventuelle spørgsmål.
  • Nyt møde. Hvis der er spørgsmål, der skal følges op, skal du aftale en tid til det næste møde.

Efter mødet (hvis formand for et møde)

• Følg op og følg igennem. Opsummere, følge op og sende mødeledninger direkte efter mødet. Indstil deadlines og lad alle vide hvem der er ansvarlig for hvad.

For alle, der deltager i et møde (på fjerntliggende sted)

• Fred og stille. Prøv at finde så stille et sted at sidde som muligt.
• Parkere op. Hvis du deltager i din bil, skal du parkere sikkert, f.eks. På en parkeringsplads, inden du går ind i mødet.
• Sluk for mikrofonen. Hvis du sidder et sted med stor baggrundsstøj, f.eks. I en lufthavn eller i en bil eller café, skal du slukke for mikrofonen (lydløs), når du ikke taler.
• Vær klar over tid. Sørg for at du er i god tid for mødet til at give dig chancen for at chatte med andre deltagere inden mødet starter (på samme måde som mennesker i et konferencelokale sammen ville gøre).
• Introducer dig selv. Hvis du har noget at sige, skal du sørge for at folk genkender din stemme ved først at introducere dig selv.
• Hold folk informeret. Hvis du bliver afbrudt (dårlig modtagelse mv.), Skal du straks ringe tilbage og på et passende tidspunkt lade de andre deltagere vide, at du har været væk i et stykke tid.
• Fokus. Koncentrere sig om mødet. Læs ikke e-mails eller gør andre ting under mødet.