Hvornår skal du optage dine videomøder?

Møder er gode. De giver os mulighed for at samarbejde med andre, opdele og erobre arbejdet og sikre, at alle har en stemme ved bordet. Der er dog fald i møder, og en af ​​dem er, at mange vigtige oplysninger ofte deles om kort tid. Og uden at nogen tager flittige noter, kan ting gå tabt eller glemt meget let.

Med Tenveo videokonference er det ikke noget problem. Ved blot at trykke på "Record Meeting" -knappen i applikationen kan brugerne optage alt, hvad der sker i mødet - både lyd og video - til afspilning senere. Vi har hundredtusinder af brugere, der udnytter denne funktion, men du kan undre sig ... hvorfor? Skal der altid registreres møder? Hvornår er en passende tid til at optage et møde?

1. Når nogen ikke kan deltage

Folk er meget travle, og vi kan ikke altid være på to steder på én gang. Optagelse af et møde via Tenveo er en god mulighed for når nogen er ude af kontoret eller simpelthen booket på et andet møde på samme tid. Dette gør det muligt for denne person at indhente diskussionen senere, så der ikke er behov for at bruge værdifuld tid til at udfylde dem på det næste møde eller sende flere e-mails frem og tilbage for at sikre, at alle inviterede har de oplysninger, de har brug for. Den person, der savnede mødet, kan simpelthen se optagelsen, når de har tid, og det er næsten lige så godt at være der selv.

2. Ved uddannelse af medarbejdere

Har du nogensinde lyst til at sige det samme igen og igen, især når du træner medarbejdere? Når du træner via Tenveo videokonference, skal du trykke på optageknappen. Dette giver dig mulighed for at optage træningen én gang og derefter afspille den tilbage til alle, der skal se optagelsen på et senere tidspunkt. Dette er især nyttigt, når du træner nye medarbejdere om, hvordan du bruger software, eller når du opdaterer eksisterende protokoller til store grupper af mennesker. Plus, ved at sende optagelsen i forvejen kan du spilde mindre tid på gentagelse under træningen og bruge mere tid på at besvare specifikke spørgsmål eller give support.

3. Når du vil forblive engageret

Møder giver os ofte mulighed for at opnå mere end e-mail eller chat, fordi de tillader alle at komme ind i lokalet (eller på live video) for at få en naturlig diskussion om emnet. Men for den person, der sidder fast i notater, kan møder undertiden føle sig endnu mindre produktive end en e-mail-samtale. Forsøger at holde fokus på samtalen, så du kan skrive ned alt, hvad der blev sagt, gør det svært at deltage aktivt og få din stemme hørt, mens beslutninger træffes. Med videooptagelse kan alle imidlertid genoptage optagelsen senere for at tage noter og få vigtige detaljer, så der er mindre behov for at have en dedikeret note-taker under selve mødet.

4. Når interviewere kandidater

Interview af flere kandidater til samme stilling er hård, især når to eller tre er exceptionelt kvalificerede. Det kan være svært at huske præcis, hvordan den første interviewede besvarede et spørgsmål, eller hvordan den femte person håndterede øvelsessagen. Selv med kun få kandidater kan det være svært at nøjagtigt huske hvert emne, du diskuterede, og hvor godt de hver besvarede deres spørgsmål. Men dette problem kan hurtigt løses ved at holde interviews over Tenveo videokonference og optage dem, så du nemt kan afspille hele interviewet, når du beslutter hvilken kandidat der passer bedst til rollen.

5. Når du har brug for et møde i mødet

Har du nogensinde haft et rigtig produktivt møde og gået glædeligt over de nye udfordringer, kun for at glemme, hvad de nye udfordringer var en uge senere? Eller havde et argument med en kollega over hvad der præcist blev sagt under et møde? Eller ville du bare have en oversigt over, hvad der skete under virksomhedens byhuse, så du kunne henvise til det på et senere tidspunkt? Videooptagelser løser alle disse problemer og mere. Ved at optage dine vigtige møder (eller et møde!) Til gennemgang på et senere tidspunkt, kan du hurtigt huske, hvad der blev diskuteret eller afvikle uoverensstemmelser med en simpel afspilning af optagelsen.

Endelig og vigtigt punkt Tenveo videokonference skal nævne, at nogle mennesker ikke ønsker at blive optaget uden grund, og afhængigt af din branche kan det være ulovligt at optage nogle (eller alle) af dine møder. Sørg altid for at spørge alle, der deltager, før du rammer "Record Meeting" -knappen, og sørg for at dele optagelsen med alle de relevante personer, når mødet er overstået.