9 tips til effektive online møder

For nylig skrev vi en populær artikel om, hvordan man har effektive møder. Nogle mennesker påpegede, at online møder kræver et særligt sæt færdigheder, og det kan være svært at følge de samme råd, som vi gav til personlige møder. Med så mange mennesker der arbejder hjemmefra syntes det som en god idé at tage fat på disse typer af møder. Da jeg primært arbejder hjemmefra, laves en god procentdel af mine møder ved hjælp af videokonferencer og skærmdeling. Efter at have gjort dette i flere år, her er nogle af de bedste tip, jeg vil tilbyde for folk, der begynder at lave online møder.

1. Bliv fokuseret

Det er nemt at få distraheret eller forsøge at have flere opgaver, når du er i et online møde. Må ikke gøre dette. Især hvis du er i video, skal du være fokuseret på mødet og ikke lade din hund eller børn komme ind på kontoret eller dukke op på kameraet. Hvis du er fysisk på et møde, giver din tilstedeværelse dig nogle "point" for opmærksomhed, selvom du er doodling eller kigger ud af vinduet. Med et online møde kan selv en meget lille distraktion få dig til at ligne, at du slet ikke er opmærksom.

Jeg har lavet videokonferencer, hvor en enkeltperson blev afbrudt eller distraheret med andre telefonopkald mv. På en videokonference kommer det over som 10 gange mere uprofessionelt end personligt.

2. Få teknologien rigtigt

Antag, at teknologien vil være et problem og give dig flere muligheder og tid nok til at få alt rigtigt. Her er nogle ting at overveje at gøre:

Genstart din computer på forhånd. Hvis du lejlighedsvis skal genstarte computeren for at forhindre, at den bliver skruet ned, skal du gøre dette forud for mødet. Du vil ikke tvinge alle til at vente, mens du genstarter din maskine.

Forbind 10 til 15 minutter tidligt. Hvis der er problemer, vil du sørge for at du ved om dem på forhånd. Dette gælder især, hvis du bruger et webkonference-system, som du er bekendt med. Der kan være en lille læringskurve, og der kan være nogle værktøjer, der skal downloades og installeres.

Har alternativ forbindelse information tilgængelig. Mange webkonferenceopløsninger giver dig mulighed for at bruge lyd over din computer eller over telefonen. Sørg for, at du har de oplysninger, du har brug for for at forbinde begge veje. Hvis forbindelsesproblemer gør dit videobillede lidt rystende, er det ikke en stor ting, men hvis folk ikke forstår hvad du siger, vil du ikke være i stand til at bidrage.

Sørg for, at din internetforbindelse ikke bliver mættet. Prøv ikke at lave en videokonference, mens en anden forsøger at uploade en hel dvd med data. På de fleste steder er uploadhastigheden din flaskehals, men det virker på begge måder. Stemmen er særligt følsom over for din forbindelseshastighed, så hvis du har problemer, så prøv at bruge en telefon til stemmeforbindelsen, så i det mindste kan du høre og blive hørt klart.

Har en backupforbindelse, som du nemt kan skifte til. Hvis du laver mange videokonferencer hjemmefra, er det nok værd at have en backup internetforbindelse. Mange steder kan du få en DSL-linje for $ 15 til $ 30 per måned. Det er dog kun nyttigt, hvis du ved, hvordan du hurtigt skifter til det, hvis noget går ned.

Luk ned andre programmer. Prøv ikke at lave en videokonference, mens dit videoredigeringsprogram eller en masse enorme Photoshop-filer er åbne. Luk programmer, du ikke har brug for. Dette vil mindske risikoen for din computer crashing og øge ressourcerne til at gøre videokonferencen.

Brug en UPS. Du ønsker ikke at få banket offline, hvis strømmen blinker og tændes igen. Sørg for, at du har hele din kommunikationskæde tilsluttet batteribackup. Hvis din computer er på batteri backup, men dit kabelmodem er ikke, har du stadig en svag forbindelse, hvis strømmen går ud.

3. Følg med en email opsummering

På et rigtigt møde opstår nogle af de værdifulde dele efter mødet er overstået. Folk taler om, hvad de skal gøre, præciserer forpligtelser osv. Prøv at genskabe dette, hvis du kan. Afsendelse af en e-mail-oversigt over hvilke beslutninger der blev truffet, og hvem har forpligtet sig til, hvad der vil hjælpe med at sikre, at der ikke er misforståelser og medvirke til at lave en rekord, som alle kan bruge.

4. Argumenter høfligt

Som Brian påpeger, kan det være godt at argumentere for møder, men du kan ikke argumentere på samme måde over en videokonference som du kan personligt uden at blive en rykke. Du skal stadig argumentere. Som vi har sagt, arbejder den vigtigste del af et møde gennem uoverensstemmelser og griber ind i ideer. Alligevel skal du være ekstra forsigtig med at være høflig, da du har en ulempe, når det kommer til ikke-verbal kommunikation. Dit kropssprog og kropsholdning kommer ikke til at formidle så godt gennem videokameraet som de gør personligt, så måden du siger tingene bliver meget vigtigere.

Her er nogle måder at argumentere høfligt på:

Angiv den anden persons stilling med empati. Dette hjælper med at vise, at du forstår, hvad de sagde. Tilføjelse af sætninger som "Jeg kan se hvorfor du mener, at dette er vigtigt" og "Jeg kan se værdien i dette fra XYZ-perspektivet." At vise dig en persons stilling og betydningen af deres position er en meget værdifuld måde at få dem til at forstå din Synspunkt, fordi det holder dem fra at være defensive.

Hold fokus på problemet - ikke folkene. Vær meget forsigtig med ikke at gøre noget, der ligner et personligt angreb.

Vent til at angive din position. Start ikke med at tale med en halvformuleret idé. Det er ikke urimeligt at skrive et par ord, der beskriver dit argument, før du begynder at snakke. Husk, at du har en ikke-verbal kommunikations ulempe, så din mundtlige kommunikation skal være krystalklar og ekstra overbevisende.

Adresse enhver fjendtlighed, selvom den er mindre. At sige ting som: "Jeg ved, du føler dig stærkt over dette, og jeg sætter pris på din lidenskab" kan hjælpe med at holde tingene fokuseret på ideerne og hjælpe diffus fjendskab mellem enkeltpersoner.

Planlæg forud. Hvis du ved, er en del diskussion sandsynligvis blevet omstridt, planlægge fremad. Hvis du ved, kan Joe blive vred over din ide, men Susan støtter det, tal med Susan før tiden. Måske kan du begge præsentere dele af din position, så Joe er ikke fokuseret på en person. Måske kan Susan præsentere ideen, fordi hun har et bedre samarbeidsforhold med Joe og vil være i samme rum med ham, så hun ikke er i den ikke-verbale kommunikationsnempe.

Følg op med folk på telefonen. Et hurtigt telefonopkald til et par personer efter mødet kan være værdifuldt for at sikre, at der ikke er nogen hårde følelser. Dette kan hjælpe med at gentage nogle af de interaktioner, der opstår, efter at der er opstået et personligt møde, da folk går tilbage til deres skriveborde.

5. Kom forberedt

Sørg for at have alt forberedt før mødet. Videokonferencer vil have en tendens til at forstørre enhver manglende forberedelse fra din side, så sørg for at du har nogen dokumentation eller filer, hvor du nemt kan få dem uden at skulle kigge rundt. I det virkelige liv kan det ikke være en big deal, der læner sig over at se i din dokumentmappe, men hvis du forsvinder fra skærmen for at få noget, kan det få dig til at se ud som om du ikke gjorde dit præp-arbejde. Det meste af tiden vil du ikke forsvinde fra skærmen, hvis du kan hjælpe det.

6. Kig ind i kameraet

De bedste videokonference systemer giver dig mulighed for at se på mennesker, mens du kigger direkte ind i kameraet. Gør dit bedste for at placere dit videokamera med dette i tankerne. Hvis du ser til venstre på billedet af andre mennesker, og videokameraet er til højre, ser det ud til at du bare stirrer ud til siden. Hvis du ikke kan se begge, er det normalt en god idé at se på kameraet for at give alle på den anden ende øjenkontakt. Hvis skærmen viser dig et eksempel på dit billede, så prøv at placere kameraet og vinduet, så det ser ud til at du ser dig selv i øjet.

7. Ren, distraheringsfri baggrund

Vær meget opmærksom på, hvad der ligger i baggrunden bag dig eller på dit skrivebord foran dig. Prøv at holde dit kontor så rent og kladdfrit som muligt. Vær meget forsigtig med at få folk til at gå bag dig. Det kan være distraherende, se uprofessionelt og de kan ende med at gøre noget pinligt. Nyheder programmer gerne vise alle deres analytikere hårdt på arbejde bag dem på deres computere. En nylig finansiel nyhedsudsendelse viste, at en arbejdstager så på badedragtbilleder på sin skærm i baggrunden. Ideelt set vil du have dit skrivebord placeret, så folk ikke kan gå bag dig. Hvis du arbejder hjemme, vil du ikke have, at et af dine børn løber rundt i baggrunden.

8. Brug et godt kamera

Mens det indbyggede kamera på din bærbare computer kan fungere, vil du sandsynligvis have bedre kvalitet med et eksternt kamera. Jeg bruger et DV-videokamera tilsluttet min computer med firewire og det giver meget gode resultater. Det kan være til fordel for dig at tage lidt tid at forstå, hvordan hvidbalancen fungerer på dit kamera. Jeg har lavet nogle online møder med folk, der ligner at de lige tilbragte 10 timer i en solarium fordi deres kamera gør hudfarverne lyse rødt. Selv om det ikke er en big deal, jo mere professionelle kan du se, desto bedre. En anden funktion, jeg kan lide om mit kamera, er fjernbetjeningszoom. Dette gør det lettere for mig at ramme billedet uden at skulle komme til kameraet eller forlade billedet.

Sørg for at du har nok lys. Hvis dit kamera har et indbygget lys, skal du prøve at tænde det. Åbning af skyggen eller tænder for en anden lampe kan gøre stor forskel på, hvor godt dit billede ser ud til de andre deltagere.

9. Slut til tiden

Du vil have folk til at komme i tide til dit vigtige møde. Du skal give dem samme grad af respekt og ende, når du siger, at du vil ende. Hvis du holder dig til dagsordenens tidsplan, bør det ikke være for vanskeligt at slutte i tide, og det er tidligt også en god ting.